12 à 10 mois : fixer le cadre
Définissez d’abord le nombre d’invités, les villes de départ, le nombre de nuits et le budget que vous pouvez réellement engager. Un lieu annoncé pour 100 convives ne dispose pas nécessairement de 100 couchages. Une salle agréable à dîner ne garantit pas une cérémonie adaptée.
Comparez trois ou quatre lieux avec la même fiche : privatisation, nuitées, horaires, restauration, prestataires imposés, solution de repli et calendrier de paiement.
- Créer une liste provisoire d’invités et distinguer les enfants.
- Choisir deux périodes plutôt qu’une seule date fixe.
- Demander des devis sur une même durée et un même nombre de repas.
9 à 7 mois : sécuriser l’essentiel
Vérifiez les conditions de paiement et d’annulation avant de verser un acompte. Faites préciser par écrit les espaces exacts accessibles et les restrictions de musique. La fiche commerciale et le contrat doivent raconter la même histoire.
Réservez les postes qui peuvent devenir indisponibles rapidement : coordination, photographie, maquillage, musique et hébergements supplémentaires.
- Faire relire les clauses d’exclusivité et les horaires.
- Confirmer les logements pour invités hors du domaine.
- Établir un tableau de paiements avec devis signés.
6 à 4 mois : construire les trois journées
Répartissez les temps forts : accueil, cérémonie, cocktail, dîner, soirée et brunch. Chaque déplacement entre deux lieux doit être testé sur un plan et pas seulement sur une carte.
Communiquez aux invités un premier guide pratique : arrivée, navettes, dress code, adresse correcte, monnaie, contacts utiles et gestion des allergies.
- Bloquer les prestataires indispensables et leur planning.
- Préparer une alternative météo réaliste, de capacité équivalente.
- Valider les besoins électriques, les accès et les nuisances sonores.
3 à 1 mois : figer les engagements
Demandez les chiffres par événement : combien de personnes au welcome dinner, à la cérémonie, au dîner et au brunch ? Réconciliez-les avec les allergies, menus enfants et régimes spécifiques.
Effectuez un point contractuel sur la logistique : heure d’installation, accès livraison, plan de table, transport nocturne, matériel, démontage et assurance.
- Faire valider le budget final et ses écarts.
- Désigner un interlocuteur responsable par prestataire.
- Préparer le kit de secours et la liste de contacts.
Les 7 derniers jours et le lendemain
Vérifiez la météo officielle à l’approche de la date, puis appliquez une heure limite de décision pour le plan B. Confirmez vos horaires de navettes par écrit.
Après l’événement, récupérez les factures, les objets oubliés, les fichiers utiles et les documents de réception.
- Distribuer un planning à jour avec numéros de téléphone.
- Confirmer l’heure limite pour modifier les repas.
- Prévoir le transport des départs et une personne responsable des règlements.
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